Tietosuojaseloste
TIETOSUOJASELOSTE – Äänekosken Urheilijat
1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Rekisterinpitäjä: Äänekosken Urheilijat ry
Osoite: Keskuskatu 34, 44150 Äänekoski
Sähköposti: aaneku@gmail.com
Yhteyshenkilö: Äänekosken Urheilijoiden toiminnanjohtaja
Yhteystiedot: www.aanekoskenurheilijat.fi
2. Rekisterin nimi
Jäsenrekisteri ja osallistujarekisterit
3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yhdistyksen yhdistyslain mukainen velvoite pitää yllä jäsenluetteloa, oikeutettu etu huolehtia jäsenpalvelusta ja jäsenviestinnästä. Osallistujarekisterien perusteena on urheilu- ja kuntoilutoiminnan järjestämiseksi vaadittavien tietojen kerääminen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on: - Jäsenpalvelut
- Jäsenviestintä
- Yhdistystoimintaan liittyvä viestintä ja tiedottaminen
- Toimintaan osallistuvien tavoittaminen ja tarvittaessa laskuttaminen
- Analysointi ja tilastointi
- Seuran historian tallentaminen
- Seuratoiminnan toteuttaminen ja kehittäminen
4. Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterissä käsitellään Äänekosken Urheilijoiden jäsenien henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:
- Rekisteröidyn etu- ja sukunimi
- Rekisteröidyn kotipaikka
- Rekisteröidyn sähköpostiosoite
- Rekisteröidyn puhelinnumero
- Rekisteröidyn syntymäaika
- Rekisteröidyn taloudessa asuvien henkilöiden nimet (perhejäsenyydet)
- Mahdolliset luvat ja suostumukset
- Toiminnan kannalta välttämättömät terveystiedot
5. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään. Alaikäisen henkilötiedot kerätään huoltajalta.
6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Sähköisesti käsiteltävät jäsenluettelon jäsentiedot ja harrasteryhmiin osallistuvien tiedot on suojattu ja tallennettu sähköiseen järjestelmään (Yhdistysavain, Suomisport), johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Jäsenellä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasanasuojaus. Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.
7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti. Henkilötietoja voidaan jakaa yhdistyksen sisällä toimihenkilöille toiminnan niin vaatiessa. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.
8. Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on Äänekosken Urheilijoiden jäsen tai niin kauan, kun henkilö pyytää tietojensa poistettavan. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.
9. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa Äänekosken Urheilijoille kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit). Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:
- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
- saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot
- vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä
- vaatia henkilötietojensa poistamista
- peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen
- vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Yhdistyksen oikeutettu etu
- saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Yhdistykselle, Yhdistys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti-
-vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot -kohdan mukaisesti. Äänekosken Urheilijat ry voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.
10. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
11. Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen aaneku@gmail.com. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:
Äänekosken Urheilijat ry
Keskuskatu 34 44150
12. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 29.09.2022